やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場で生成AIの利用ルールを作ることになりました。個人情報を入れない、内容を信じすぎない、と書き始めたのですが、禁止事項ばかり増えます。これで現場が安全に使えるのか、自信がありません」
禁止事項は必要です。ただし、禁止だけでは「何なら使えるか」「誰が確認するか」「困ったときにどこへ戻るか」が分かりません。
今日は完成済みの規程を作るのではなく、職場で話し合うための利用ルール案を、使う前・使った後・困ったときの三つに分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：最初から全部の業務を決めんでもええで。まず一つの業務で、使ってええ材料と、人が確かめる所を決めよな。
社内ルールは、一人で正解を完成させる書類ではありません。業務、契約、利用サービス、扱う情報、業界の決まりによって必要な確認が変わります。
決まっていない項目は、AIに埋めさせず「要確認」と残します。その空欄が、責任者や専門窓口へ相談する項目です。
3. 今日使うAI・道具
使うのは、職場の現行規程、利用予定サービスの公式資料、空欄の検討メモです。ChatGPTには、実際の規程や社内情報を渡さず、見出しと空欄の型だけを頼めます。
確認する材料を先に集めます。
- 生成AIを試したい業務と目的
- 職場で承認されたサービス・アカウント
- 入力してよい情報、入力しない情報
- 出力を確認する人と、正式記録へ移す方法
- 誤入力・誤送信・共有ミスが起きたときの連絡先
- 試行を止める条件と、見直す日
利用サービスの安全性や法令適合を、AIの回答だけで確定しません。
4. 実際にやってみる
1. 利用目的と対象業務を一つに絞る
「文章作成に使う」では広すぎます。「公開済みのお知らせを短くする練習」「架空メモからメールの形を作る」のように、最初の一業務を決めます。
2. 入力情報を三つに分ける
- 入力候補：公開済み情報、職場が承認した架空データ
- 要確認：社内資料、業務記録、契約に関わる情報
- 入力しない：認証情報、個人を特定できる情報、未公開情報など職場が禁止するもの
名前だけをAさんに変えても、日時・場所・珍しい事情の組み合わせで相手が分かることがあります。置き換えたことを、利用許可の代わりにしません。
3. 出力の使い道と確認者を決める
下書き、検討材料、公開文、正式記録では、必要な確認が違います。事実・数字・固有名・出典・職場の判断を、誰が何と照合するかを書きます。
4. 困ったときの停止と連絡を決める
誤って情報を入力した、共有リンクを作った、誤った内容を送信した、といった場合に、利用を止める条件と最初の連絡先を置きます。AIに事故対応を決めさせません。
5. 見直し日を入れる
サービスや業務は変わります。試行の終了日、利用状況を確認する人、ルールを見直す日を決めます。「一度作ったら終わり」にしません。
6. 空欄の型をAIへ頼む
実際の会社名・規程・契約・従業員・顧客・業務データを使わず、
生成AIの社内利用ルールを話し合うための空欄メモを作ってください。
見出しは「目的」「対象業務」「利用環境」「入力候補」「入力しない情報」
「人が確認する項目」「正式記録への移し方」「停止条件」「連絡先」「見直し日」とします。
未決定は「要確認」と残し、安全性、法令適合、承認者、例外を推測しないでください。
5. 完成例
以下は、実際の職場と無関係な架空例です。
【目的】
公開済みのお知らせを、短い案内文へ整える練習
【対象業務】
外部公開前の下書き作成。公開判断には使わない
【利用環境】
職場で承認されたアカウント：要確認
【入力候補】
公開済みの架空例、職場が配布した練習用データ
【入力しない情報】
個人情報、認証情報、未公開情報、契約・決済情報
【人が確認する項目】
元のお知らせと、事実・日付・数字・問い合わせ先を照合する
【正式記録への移し方】
担当者が承認済みの公開画面へ転記する。AI画面を正本にしない
【停止条件・連絡先】
入力可否に迷ったら送信前に停止。誤入力時の連絡先：要確認
【見直し日】
試行終了後に利用記録を確認：要確認
規程ひな形、出力確認表、初動シートまで職場で検討したい場合は、やさしい職場AIルールづくりキットで実物3ページと無料サンプルを確認できます。
導入前の相談材料から始めるなら、生成AIの導入相談メモを使ってください。入力情報の選び方は、AIへ渡す情報を選ぶ方法で一つずつ確認できます。
6. 使うときの注意
この記事と無料テンプレだけで、正式な社内規程を確定しません。法務、個人情報保護、情報セキュリティ、労務、業界固有のルールに関わる項目は、職場の責任者や専門窓口へ確認してください。
利用ルールを作っても、サービスの設定や契約条件が自動で安全になるわけではありません。承認済みの環境、利用者の追加・削除、保存・学習・共有の設定、契約終了時のデータの扱いを別に確認します。
決まった内容を職場へ伝えるときは、社内ルール変更の案内で、開始日・対象者・問い合わせ先まで整理します。
7. 今日できたこと
- 禁止事項だけでなく、使える業務を一つ決められた。
- 入力情報と、人が確認する項目を分けられた。
- 誤入力時の停止と連絡先を置けた。
- 見直し日まで含む利用ルール案を作れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：ええルールは、怖がらせる紙やなくて、迷った人が戻ってこられる道しるべや。使う前、使った後、困った時の三つを見えるようにしよな。