やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「別の部署に、資料の作成を正式に頼む依頼書を書くことになりました。失礼のないように書こうとすると前置きが長くなり、肝心の内容が後ろに追いやられます」
依頼書で相手が知りたいのは、何を、いつまでに、どういう条件でです。理由は、内容と期限のあとに短く添えれば足ります。前置きの丁寧さより、相手が「やれるか」をすぐ判断できる順番が、結果として丁寧です。
社内向けも社外向けも、骨組みは同じです。違うのは敬語と、費用や契約の条件を書く欄の有無です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：依頼書は、お願いの気持ちを伝える紙やない。相手が「やれる・やれん」を決められる紙や。内容と期限を先に、理由はそのあとで十分やで。
内容は数えられる形にします。「資料の作成」でなく「〇〇の一覧表（項目は別紙）を〇ページ程度」のように書きます。
期限は日付で書きます。「なるべく早く」は、相手にとって最も困る期限です。急ぎなら、その理由と、どこまでなら遅れてよいかを書きます。
メールで頼む場面なら、資料の確認依頼メールを、見てほしい点から書くの形で足ります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、依頼の決定事項（内容、期限、予算の枠、担当）です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。実際の依頼内容、相手の部署や会社名、担当者の名前、金額、契約条件は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 内容と期限を決める
依頼する成果物（何を、どの程度の量で、どの形式で）と、期限（日付）を書き出します。中間で確認したい日があれば、それも書きます。
2. 理由と条件を短くする
理由は一〜二文。「〇〇の会議で使うため」で足ります。条件は、費用（社外なら見積もりの要否）、こちらが提供するもの（資料・データ）、相手に決めてもらってよい範囲です。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の組織や人物とは無関係な「町内読書会の案内チラシの作成を印刷担当へ頼む」という固定の練習例だけを使い、
依頼書の空欄の型を作ってください。
順番は「件名」「依頼の内容（数えられる形で）」「期限（日付）と中間確認の日」「理由（一〜二文）」「条件（費用・こちらが提供するもの・相手に任せる範囲）」「連絡先」「依頼日と依頼者」です。
社内向けと社外向けで、敬語の丁寧さと費用の欄の有無だけが違う二つの版を作ってください。
内容の実物、氏名、部署名、会社名、金額、日付は書かず、すべて空欄にしてください。
4. 相手が断れる余地を残す
「ご都合が難しい場合は、期限や量の調整をご相談ください」の一文を入れます。相手が無理をして引き受けると、質が下がり、双方が困ります。
5. 依頼のあとに、受けてもらえたかを確かめる
依頼書を送っただけで進んでいると思わず、引き受けの返事をもらいます。返事がなければ、期限の前に確認します。
5. 完成例
以下は架空例です。
社内向け
件名：［資料名］作成のご依頼
［部署名］［氏名］さん
お疲れさまです。［部署名］の［氏名］です。
下記のとおり資料の作成をお願いしたく、ご連絡しました。
依頼内容：［資料名］（［項目］を含む一覧表、［ページ数］程度、［形式］）
期限：［日付］（中間確認：［日付］に草案を拝見できると助かります）
理由：［日付］の［会議名］で使用するため
こちらで提供するもの：［元データ・参考資料］
お任せしたい範囲：［体裁・並び順など］
ご都合が難しい場合は、期限や量の調整をご相談ください。
ご不明点は［連絡先］までお願いします。
社外向け
件名：［業務名］のご依頼について
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
下記のとおり業務をご依頼したく、ご連絡いたしました。
依頼内容：［内容］（［数量・形式］）
納期：［日付］
費用：お見積もりをお願いいたします（予算の目安：［金額］以内）
当方で提供するもの：［資料・データ］
ご判断をお任せする範囲：［範囲］
お引き受けが難しい場合や、条件の調整が必要な場合は、ご相談いただけますと幸いです。
ご連絡先：［連絡先］
どちらも、内容と期限が先にあり、理由と条件がそのあとに続いています。
6. 使うときの注意
社外への依頼で費用が発生する場合は、社内の発注手続き（見積もり・承認・注文書）に従います。依頼書だけで契約が始まらないよう、注文書は、あとで揉めない項目から埋めるの段階を分けます。
個人情報や社内の未公開情報を含む資料を渡すときは、渡してよい範囲と扱い方を、依頼書とは別に確認します。
依頼した内容を途中で変えるときは、口頭で済ませず、変更点を書いて送り直します。
7. 今日できたこと
- 内容と期限を先に書けた。
- 理由と条件を短くまとめられた。
- 相手が断れる余地を残せた。
- 相手の会社名や金額をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：相手が迷わん依頼書は、それだけで丁寧や。言葉を飾るより、順番を整えよな。