やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「取引先から『担当が代わります』という挨拶メールが届きました。どう返すのが正解か分からず、返信しないまま数日経ってしまいがちです」
返す内容は三点セットです。前任の方へのお礼、後任の方への挨拶（こちらの体制も添えて）、進行中の件の軽い共有。長文は不要で、早く返すことが一番の礼儀です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：交代の挨拶に丁寧な返事をくれる相手を、後任さんは絶対に覚えとる。最初の一通が、次の担当さんとの関係の土台になるんやで。
AIには、場面別の返信の型を作ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、その取引先との進行中案件のメモ（あれば）です。
実際の会社名・案件の詳細はAIへ渡さず、架空の設定で型を作ってから当てはめます。
4. 実際にやってみる
1. AIへ返信の型を頼む
取引先から担当交代の挨拶メールが来たときの返信文を作ってください。
・構成：交代の連絡へのお礼→前任の方への感謝（1〜2行）→後任の方への挨拶と「こちらこそよろしく」→進行中の件の一言共有（「◯◯の件は△△まで進んでいます。詳細は改めて」）→締め
・パターン2つ：前任と後任の連名メールへ返す場合／後任から個別に挨拶が来た場合
・トーン：形式ばりすぎず、10行以内
会社名・案件は架空でお願いします。
2. 前任へのお礼を一言入れる
「◯◯様には長らくお世話になり、ありがとうございました」。この一行は前任の労をねぎらうと同時に、後任にも会社の姿勢として届きます。
3. 進行中の件は箇条書きで軽く
「納品の件は8月分まで確定済み・9月分は調整中」。詳細な引き継ぎは先方の社内の仕事ですが、こちらから要点を添えると、後任の立ち上がりが速くなり、結局こちらも楽になります。
4. 挨拶の機会があれば早めに
対面やオンラインでの挨拶を提案されたら、早めの日程で受けます。最初の顔合わせが早いほど、その後の頼みごとがしやすくなります。
5. 自社側の情報も更新する
連絡先一覧・請求書の宛名担当・年賀状や挨拶状のリストなど、自社に散らばる旧担当の名前を更新します。ここまでやって交代対応の完了です。
5. 完成例
【架空の返信（連名メールへ）】
◯◯株式会社 △△様、□□様
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
△△様には長らくお世話になり、心より御礼申し上げます。
新しくご担当いただく□□様、どうぞよろしく
お願いいたします。
なお、進行中の件は次のとおりです。
・9月納品分：数量確定済み
・新規のお見積り：来週こちらからご連絡予定
ご不明な点があれば、いつでもお申し付けください。
今後ともよろしくお願いいたします。
6. 使うときの注意
前任の退職理由や転職先を尋ねるのは、返信でも挨拶の場でも控えます（先方から話されたら聞くだけに）。取引条件や価格など重要な取り決めは、担当交代のタイミングで認識のずれが起きやすいため、「これまでどおり◯◯の条件で進めます」の一文で明文化しておくと、後々の行き違いを防げます。
7. 今日できたこと
- 三点セットの返信で関係をつなげた。
- 進行中案件の共有で後任の立ち上がりを助けた。
- 自社側の名簿更新まで完了できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：担当が代わっても続く取引には、「会社と会社」の前に「人と人」の礼儀が通っとるもんなんやで。