やさしいAI仕事術
まとめガイド
予定どおりに進まないときの連絡
困った連絡ほど、言い訳を整えるより、分かっている事実・相手への影響・次の見通しを早めに伝えることが大切です。遅れ、未着、変更、返品、電話や感情が強いときの初動を8つの記事に集めました。
ほー先輩：悪い知らせは、きれいな文章になるまで待たんでええ。今分かる事実と、次に連絡する時刻を伝えよ。
返金、契約変更、補償、納期の確約は、担当者の権限と社内ルールを確認してから案内してください。AIが作った文面だけで条件を決めないでください。
まずこの3本から
- 納期が遅れる連絡を、現状・新しい予定・選択肢から書く
納期の遅れを、事実・影響・見通しから早めに伝える。 - 必要な資料が届かないとき、未着のものだけ確認する
必要資料の未着を、責めずに確認する。 - 電話でお叱りを受けたときの初動を、聞ける範囲・約束しない・安全な引き継ぎでそろえる
お叱りの電話で、まず聞くことと引き継ぐことを分ける。
遅れ・未着・変更を伝える
- 納期が遅れる連絡を、現状・新しい予定・選択肢から書く — 事実・影響・見通し・次の報告時刻を伝える
- 会議の延期・日時変更を、決定済みの情報だけで案内する — 会議延期を変更理由・候補日時・返答期限から案内する
- 必要な資料が届かないとき、未着のものだけ確認する — 資料の未着を、送付状況と必要時刻から確認する
相談・返品へつなぐ
- 上司への相談メールを、状況・困りごと・お願いの3点で書く — 判断してほしい点と期限を絞って上司へ相談する
- 返品・交換の問い合わせに、条件と次の手順から返信する — 返品・交換の希望を確認し、担当判断へつなぐ
電話で困ったとき
- 営業時間外の電話に折り返すとき、順番・時間帯・伝えることを決めておく — 時間外の電話を、対応時間と折り返し先から案内する
- 電話でお叱りを受けたときの初動を、聞ける範囲・約束しない・安全な引き継ぎでそろえる — お叱りを遮らず聞き、事実と希望を引き継ぐ
感情が強いとき
- 腹が立ったまま返信を書かない。感情の下書きと送る文章を分ける — 怒りのまま送らず、事実・要望・送信先を一息おいて確かめる
あわせて使える教材
下書きづくりに使える文例は、 そのまま使える 仕事の文例・プロンプト100 にまとめています（当サイトのPDF教材です）。