やさしいAI仕事術
まとめガイド
変更・お知らせの伝え方
変更のお知らせで大事なのは、うまい言葉より「相手が次に何をすればいいか」が書いてあることです。
担当変更・ルール変更・移転・欠品・計画停止——迷いがちな場面を12の記事に集めました。
どれも、そのまま使える型と文例つきです。
ほー先輩：お知らせはな、「変わること」より「あなたはどうすればいいか」を先に書く。それだけで問い合わせが減るんや。
まずこの3本から
- 担当変更のお知らせを、相手が困らない順番で書く
担当変更のお知らせを、相手が困らない順番で書く。 - 欠品・入荷遅れのお知らせを、次の選択肢まで分かる文章にする
欠品・入荷遅れを、次の選択肢まで分かる文章にする。 - 社内ルール変更の案内を、理由と開始日から分かりやすく書く
ルール変更の案内を、理由と開始日から分かりやすく書く。
社内へ知らせる
- 新しいツール導入の社内案内を、押しつけずに書く — 新ツール導入の案内を押しつけずに書く
- 社内ルール変更の案内を、理由と開始日から分かりやすく書く — ルール変更を理由と開始日から案内する
- システムの計画停止を、時間・影響範囲・代替手順から案内する — システムの計画停止を時間・影響・代替手順から
- 担当変更のお知らせを、相手が困らない順番で書く — 担当変更を相手が困らない順番で知らせる
お客様へ知らせる
- 欠品・入荷遅れのお知らせを、次の選択肢まで分かる文章にする — 欠品・入荷遅れを次の選択肢まで書く
- 品切れの商品を案内するとき、代替・入荷確認・取り置き可否を一枚にする — 品切れ案内を代替・入荷確認・取り置きで一枚に
- 事務所移転・住所変更を、変更日・影響・必要手続きから案内する — 移転・住所変更を変更日・影響・手続きから
- PTA・自治会・サークルの案内文を、伝わる一枚にする — PTA・自治会・サークルの案内文を伝わる一枚に
掲示を整える
- 案内カウンターのよくある質問を、事実・例外・更新日から掲示にする — よくある質問を事実・例外・更新日から掲示に
- 古くなった店内案内を、変更点・確認日・差し替え場所から更新する — 古い店内案内を変更点・確認日から更新する
- 店内の掲示を減らすとき、残す・まとめる・撤去するへ分ける — 掲示を残す・まとめる・撤去するへ分けて減らす
- 落とし物のお知らせを、持ち主を特定しすぎず掲示する — 落とし物のお知らせを特定しすぎず掲示する
あわせて使える教材
お知らせや案内の言葉づかいは、 そのまま使える 仕事の文例・プロンプト100 に100場面分をまとめています（当サイトのPDF教材です）。